Gestão de evento esportivo sem planilhas! Veja como fazer

Fazer a gestão de um evento esportivo não é só preparar tudo para o grande dia acontecer sem problemas: é tomar uma série de decisões operacionais e estratégicas, fazendo um plano concreto de ações e colocando-as em prática antes, durante e depois da data em questão.

Essa gestão, portanto, passa pelo registro de informações sobre o evento, a venda de inscrições e o controle de lotes, a administração financeira e de participantes, a entrega de kits, o check-in e assim por diante.

Não à toa, o modo como ela acontece interfere diretamente na experiência dos atletas e na reputação dos responsáveis!

Precisa de ajuda para acertar em cheio e sem burocracias? Este artigo traz informações e dicas essenciais!

Na prática, o que é fazer a gestão de um evento esportivo?

Gerir um evento significa planejar as diferentes etapas para que ele aconteça com sucesso, inclusive no “pós”. É conectar todas essas etapas para a obtenção de um resultado satisfatório a todos os envolvidos.

Bons gestores sabem que inscrições, vendas, viradas de lotes, pagamentos, comunicação com participantes, organização do check-in e consolidação financeira e de dados não acontecem isoladamente: cada “fase” depende da anterior para estar funcionando direitinho.

Onde a gestão de um evento esportivo costuma falhar?

Os principais problemas da gestão de eventos esportivos costumam estar relacionados à fragmentação de processos, ou seja, ao uso de diferentes ferramentas para uma mesma organização, que poderia ser centralizada.

O excesso de planilhas, formulários e registros “aleatórios” impede que os gestores de eventos esportivos tenham uma visão 360º do que estão fazendo, e isso traz prejuízos inimagináveis.

Erra quem:

• Não segue um fluxo definido
• Faz muita coisa manualmente
• Centraliza decisões e informações em poucas pessoas da equipe
• Usa ferramentas diferentes que não conversam entre si
• Não acompanha os dados de inscrições e pagamentos em tempo real
• Deixa a comunicação com atletas dispersa entre vários canais

Não à toa, muita gente está migrando para o digital.

Por que organizar evento esportivo em plataforma digital?

É simples! Soluções especializadas ajudam os gestores a reduzir erros operacionais e tarefas manuais, controlando, no mesmo lugar, tudo o que precisam para o sucesso do evento e da experiência dos competidores.

Como nem todo evento esportivo começa complexo, planilhas e formulários até funcionam para as primeiras inscrições de provas menores, mas, a qualquer sinal de crescimento, essa estratégia precisa ser repensada.

Se você enfrenta:

• Inscrições e dúvidas chegando por vários canais diferentes
• Dificuldade para controlar os pagamentos
• Necessidade de virar lotes manualmente
• Perda de tempo para responder perguntas repetidas
• Dificuldade para consolidar dados no pós-evento

Chegou a hora de criar seus eventos esportivos numa plataforma digital, como a da Atletis.

Gestão manual vs. gestão digital de evento esportivo

Este comparativo acaba com qualquer dúvida!

O resultado de escolher a opção mais moderna? Menos retrabalho e mais previsibilidade.

Como escolher uma plataforma de gestão de eventos esportivos?

Opte pela solução que resolva, verdadeiramente, qualquer problema operacional. Escolha entre alternativas que:

• Permitam a gestão de inscrições online integrada a pagamentos
• Registrem automaticamente o status de cada inscrição
• Automatizem as viradas de lotes e facilitem o controle
• Centralizem toda a base de participantes, atualizando-a em tempo real
• Facilitem o check-in e o controle de atletas no dia do evento
• Forneçam dados concretos para o planejamento de edições futuras

Experimente a Atletis!

O que é a Atletis? Para quem ela funciona?

A Atletis é uma plataforma completa para organizadores de eventos esportivos, capaz de contribuir com a gestão de eventos de todos os portes e de diferentes modalidades.

Ela centraliza e organiza as vendas, os registros e a comunicação com os atletas, por exemplo, de provas de corrida, ciclismo, triathlon, eventos sazonais e comemorativos, entre tantos outros.

Quem usa a Atletis opera inscrições, pagamentos e dados num único sistema, além de transmitir informações mais claras e consistentes a todos os interessados. E olha como é fácil começar a usar!

Passo a passo para criar e gerir evento esportivo na Atletis

1. Cadastre-se gratuitamente na plataforma
2. Crie o seu evento no painel de gestão da Atletis
3. Informe nome, data/período e local do evento
4. Configure modalidades, categorias e distâncias
5. Atualize regulamento e informações oficiais
6. Monte seu formulário de inscrições
7. Programe lotes, valores e viradas por data ou inscritos
8. Ative as formas de pagamento desejadas para as inscrições
9. Publique a página oficial do evento no site da Atletis
10. Divulgue o link dessa página para atletas e interessados
11. Acompanhe o status dos pagamentos no seu painel (feitos, pendentes e cancelados)
12. Reúna, em tempo real, os dados de todos os inscritos
13. Acesse relatórios de vendas completos

E receba seu dinheiro de forma rápida e fácil, com taxa de serviço já descontada e cobrada ou não dos próprios inscritos – fica a seu critério!

(Exceto se o evento não tiver venda de inscrições. Aí, você também não paga nada para criar sua página exclusiva na Atletis e receber os cadastros dos participantes.).

Modernize e profissionalize a sua gestão com a Atletis

Pare de atualizar documentos para salvar em PDF dia sim, dia também, de fazer aquela típica confusão do “pra quem eu já disse isso, mesmo?” e de ficar corrigindo, na mão, dados incorretos das inscrições!

Evite o risco de cobrar errado dos participantes dos seus eventos e acabe com o tempo perdido em conferências de comprovantes e informações, com listas paralelas e com confusões logísticas e na recepção dos atletas nas datas das suas competições.

Trabalhe com cada vez mais clareza, assertividade, profissionalismo e, acima de tudo, paz de espírito! Experimente organizar seu próximo evento esportivo na Atletis.