Seja para uma corrida de rua, um campeonato, um torneio ou até um treinão dos bons, criar inscrições online depende de, pelo menos, quatro atitudes principais por parte do organizador de eventos esportivos: planejamento, escolha da ferramenta certa, estruturação do formulário e organização dos pagamentos.
E atenção ao escolher a plataforma através da qual vão acontecer as inscrições! Certifique-se de que seja uma ferramenta capaz de lhe ajudar a reduzir erros, controlar melhor os dados, economizar tempo e até se comunicar com cada participante.
No decorrer da leitura deste artigo, você vai acompanhar um passo a passo que funciona de verdade para entrar em ação – com foco prático! Continue lendo.
1. Defina as informações essenciais do evento
Registre mentalmente para depois registrar por escrito:
- Qual é o tipo de evento
- Em que dia vai acontecer
- Qual o horário de chegada e de início
- Qual o endereço do local do evento
- Quais categorias participarão (por idade, distância ou nível)
- Se há modalidades diferentes dentro do mesmo evento e quais
- Qual o número máximo de participantes por categoria
- Regras gerais
Essas informações vão guiar toda a estrutura do processo.
2. Escolha a ferramenta certa para as inscrições
Decida entre usar um formulário simples, uma plataforma genérica (no sentido de não atender somente eventos esportivos) ou uma plataforma especializada no seu nicho.
| Onde criar inscrição online? | ||
|---|---|---|
| Ferramenta | Utilização | Pontos de atenção |
| Formulário manual (Google Forms ou similar) | Eventos pequenos e/ou informais | Controle totalmente manual das inscrições e pagamento não integrado |
| Plataformas genéricas de eventos | Eventos em que não é necessário separar categorias, modalidades, controle de kits etc. | Têm pagamento integrado, mas nem sempre atendem necessidades específicas do esporte |
| Plataforma especializada em inscrições de eventos esportivos | Para organizar corridas, campeonatos, dentre outros | Permitem a criação de categorias, a configuração e automatização de lotes e a integração de pagamentos |
“Então, dá para criar inscrição online sem site próprio?”
Sim! Plataformas de inscrição geram uma página pronta para compartilhamento.
Além de tudo, essa opção facilita o acompanhamento das inscrições em tempo real, o que impacta diretamente no seu trabalho como organizador, tanto quanto na experiência de cada participante.
E você também ganha com menos no-shows, um planejamento assertivo da quantidade de kits e da logística de entrega dos mesmos e relatórios que lhe permitem ajustar estratégias antes que seja tarde!
“Qual a melhor plataforma de inscrições para eventos esportivos?”
Já deu pra perceber, né? A melhor plataforma de inscrições para eventos esportivos é aquela em que você resolve tudo no mesmo lugar, de forma centralizada. Ou, se quiser nomes, a Atletis!
Essa plataforma de gestão completa de inscrições de eventos esportivos foi desenvolvida especificamente para ajudar na rotina de organizadores, evitando adaptações improvisadas de ferramentas genéricas e reduzindo erros operacionais ao longo de todo o processo, então, vale a pena conhecê-la.
3. Crie seu formulário ou sua página de inscrição
Do jeito que você preferiu e usando as informações “separadas” previamente, monte toda a estrutura para receber os cadastros. Use os tópicos adiante como um checklist de campos de preenchimento obrigatório:
- Nome completo
- Data de nascimento
- Telefone
- Endereço
- Nome da equipe ou assessoria
- Categoria/Modalidade
- Tamanho de camiseta (se houver kit)
- Aceite do regulamento do evento
Evite excesso de campos desnecessários, pedindo apenas informações que serão usadas na organização e garanta que o formulário funcione bem no celular.
4. Defina se o evento será pago ou gratuito
Mesmo os eventos gratuitos precisam de inscrição para controle de participantes, e é altamente recomendado que elas aconteçam online para otimização da organização e da experiência dos participantes.
Eventos pagos, por sua vez, exigem atenção extra à forma de cobrança! Por isso, a etapa da definição do formato entra em quarto lugar na sua lista de afazeres.
Precisa criar inscrições para um evento pago?
Ao estabelecer os valores:
- Organize preços por categoria ou modalidade
- Avalie a possibilidade de trabalhar com lotes (o próximo tópico explica melhor!)
- Flexibilize o pagamento, oferecendo mais de um meio para o cliente
- Ofereça cupons de desconto para surpreender os competidores
Dê preferência a integração dos pagamentos com as inscrições para evitar que surjam dúvidas sobre quem já está oficialmente inscrito, reduzir os riscos de ausências no dia da prova e acabar com aquele tempo perdido de conferência manual de comprovantes.
5. Configure viradas de lote, se possível
Ainda, caso você esteja usando uma ferramenta específica para a gestão de eventos esportivos, aproveite e configure:
- Datas de início e fim de cada lote
- Valores diferentes por período
- Limites de vagas por lote ou categoria
Spoiler: a automatização das viradas ajuda a manter o controle das inscrições e aumenta a previsibilidade de faturamento!
6. Divulgue o grande dia
Com tudo devidamente configurado, espalhe a novidade para o seu público!
- Compartilhe o link nas redes sociais do evento
- Envie este link com uma mensagem bem legal para grupos de WhatsApp
- Crie uma newsletter ou um e-mail especial com a notícia (e o link, é claro!)
- Comunique assessorias esportivas e parceiros
- Reaproveite contatos de edições anteriores
E, finalmente, você vai precisar focar só no que realmente importa: cuidar dos detalhes e da organização do grande dia com tanto capricho de forma que, antes mesmo da linha de chegada ou do apito final, os participantes já estejam esperando ansiosos pela próxima edição!
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