Lembretes automáticos, regras de reembolso e o máximo envolvimento do público antes da prova são algumas das sete estratégias para reduzir no-show em eventos esportivos que você confere no decorrer deste artigo.
Adote-as, assim como as outras dicas listadas adiante, pois as desistências pesam na logística, no orçamento e até na imagem da sua marca organizadora tanto diante do público quanto de patrocinadores.
Chega de correr atrás de prejuízo, precisar lidar com kits que sobram e mudar cronogramas em cima da hora!
1. Mantenha os participantes sempre bem informados
Para evitar no-show, não basta só enviar um e-mail de confirmação e torcer pela resposta: faça com que cada inscrito no seu evento saiba exatamente o que esperar desde a criação da inscrição até o final da prova.
Todos querem entender horários, regras, trajetos e benefícios sem precisar ficar procurando. E conseguir se programar da melhor forma!
Pense na comunicação como uma jornada e certifique-se de que cada mensagem enviada tenha uma razão, seja de informar, recordar algo, tirar uma dúvida etc.
- Crie lembretes automáticos e personalizados para os participantes
- Envie orientações e conteúdos informacionais “extras”
- Avise sobre pontos de apoio no percurso, se for o caso
- Comunique sobre o clima e as roupas adequadas para o evento
- Informe sobre estacionamento, transporte público e rotas alternativas
- Compartilhe histórias ou depoimentos de participantes de edições anteriores
- Atualize sobre atividades paralelas, como workshops, palestras ou o aquecimento antes da competição
2. Promova ações pré-evento para manter os atletas animados
Ainda, na busca por engajamento e presença dos atletas nas suas competições, movimente-se para gerar expectativa e incentivar os treinos, por exemplo. Faça:
- Desafios online – ranking semanal com destaque no Instagram para os três melhores
- Sessões de preparo – treinos pré-prova ou encontros para ginástica e alongamento
- Grupos de treino – organizados por região, equipe etc.
- Brindes – sorteios, presentes para quem completa metas de treino ou participa de desafios
- Grupos de conversa – sejam grupos para compartilhar emails marketing de divulgação ou para troca de mensagens, que tal promover um “encontro” remoto de todo mundo?
3. Personalize a comunicação
Como nem todo participante é igual, mesmo tendo a possibilidade de se comunicar de forma profissional com os atletas, por exemplo, a partir de uma plataforma de gestão de inscrições, personalize as mensagens.
Escreva conforme o público-alvo costuma escrever e falar no dia a dia.
Se seu evento envolver atletas experientes, dê mais detalhes técnicos (percurso, regras, estrutura etc.). Agora, se for algo para iniciantes, talvez valha usar uma abordagem mais leve e explicativa.
Quando o participante sente que uma mensagem foi feita para ele, a conexão é imediata. Então, ele se envolve mais e, ao mesmo tempo, vai percebendo que o evento é bem organizado.
4. Ofereça um check-in digital
Chegar ao evento e encarar fila para confirmar presença é o tipo de situação que desanima qualquer atleta, então, um check-in capaz de otimizar seu evento esportivo e, portanto, feito digitalmente, pode ser a solução.
Você também ganha com ele, pois consegue mais controle sobre o número de confirmados e consegue até fazer ajustes a partir disso.
Só dê preferência à integração entre o checkin e sua plataforma de venda e gestão de inscrições: quanto mais integrados os processos, melhor!
5. Crie e divulgue políticas de cancelamento com transparência
Quando as regras de cancelamento são confusas ou difíceis de achar, o risco de conflito, de pedidos de reembolso em cima da hora e até de desistências desnecessárias só aumenta.
Boas políticas ajudam o atleta a saber o que esperar, e você a manter o controle financeiro e logístico da sua organização.
Fora que, caso haja qualquer problema, tudo é solucionado de um jeito mais fácil – e as chances de um participante querer “tentar de novo” num próximo evento é muito maior.
Considere:
- Definir prazos claros para cancelamento e reembolso
- Permitir transferência de inscrições
- Oferecer crédito para edições futuras em caso de imprevistos
- Deixar todas as informações visíveis já na página de inscrição
- Evitar multas exageradas
6. Use dados para melhorias
Descubra o que levou a no-shows em outras edições e use as chamadas “métricas de desistência” para se adequar em eventos futuros.
Muitos organizadores observam:
- Taxa de comparecimento vs. número de inscritos
- Períodos de maior engajamento antes do evento (para fazer ações de marketing em períodos similares no futuro)
- Índice de cancelamentos e principais motivos citados
- Feedbacks dos participantes sobre a experiência
Até os pequenos “detalhes” podem significar ausências ou cancelamentos, incluindo atrasos na entrega de kits, falta de respostas às mensagens enviadas pelo atleta, experiência ruim na navegação no site etc.
7. Ofereça benefícios aos participantes
A última estratégia da lista é uma das que mais traz resultados: oferecer benefícios de forma a reduzir o no-show em corridas e outros eventos esportivos.
Seus atletas vão gostar de sentir que estão ganhando algo além da participação; vão gostar de serem retribuídos, com um “mimo”, pela inscrição e o envolvimento.
Dá pra pensar em:
- Descontos nas próximas inscrições
- Brindes exclusivos
- Sorteios presenciais ou online
- Parcerias com marcas esportivas
- Etc.
Quando o participante sente que tem uma vantagem além da participação na prova, o envolvimento aumenta e as chances de faltar diminuem. Sem contar que esses incentivos criam conexão e fazem o evento valer a pena do começo ao fim!
Os benefícios geram quase aquilo que a galera, hoje em dia, chama de “FOMO”: o Fear Of Missing Out, em português, o medo de perder (o momento, o evento, o envolvimento e assim por diante!).
E isso é quase o oposto de no-show, diz aí?
Escolha uma ou mais dicas para colocar em prática, começando hoje mesmo. Depois, conta pra gente qual foi o resultado!
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