Um evento pode ser considerado um organismo vivo e, por esse motivo, deve estar bem organizado e conectado. Assim, o principal objetivo do evento poderá ser alcançado e imprevistos evitados.
Portanto, para que isso aconteça, é preciso haver clareza na delegação das tarefas às equipes, evitando confusão e garantindo que o planejado seja executado com êxito. Por isso, é indispensável dividir equipes e, do mesmo modo, deixar claro quais serão suas tarefas e como deverão ser executadas.
Explique, exemplifique e, se possível, mostre como deve ser feito. Logo, organize seu evento com tempo, apenas desse modo tudo sairá como o esperado. Para isso, disponha, inclusive, o tempo necessário para dividir e delegar tarefas e instruções às suas equipes.
Para ajudar você nessa missão, listamos, a seguir, quais serão as principais equipes que deverão fazer parte da organização do seu evento e quais são suas respectivas responsabilidades.
Afinal, melhor dispôr de um tempinho agora do que resolver incontáveis problemas mais tarde, não é mesmo?
1. Coordenação geral
Todo evento, seja ele de pequeno, médio ou grande porte, precisa de uma equipe responsável pelo grande “guarda-chuva”, ou seja, pela organização como um todo.
A coordenação geral do evento é responsável por planejar como o evento ocorrerá, quem participará (cerimonialista, staffs, convidados) e quais atividades serão realizadas, assim como o tempo de duração e a programação.
Além disso, é tarefa da coordenação geral do evento levantar os documentos e autorizações necessários para que o evento aconteça, delegar funções, coordenar outras equipes e garantir que tudo saia como o planejado, auxiliando as equipes, convidados e participantes, caso precisem.
2. Equipe de comunicação e divulgação
A equipe de comunicação e divulgação, depois da coordenação-geral, é uma das que mais trabalha no pré-evento, ela é extremamente importante para o sucesso do mesmo. A principal função dessa equipe será produzir o material de divulgação e divulgá-lo, desenvolvendo, assim, uma estratégia de comunicação.
Para tanto, é essencial que os canais digitais sejam escolhidos “a dedo”, de acordo com o tema e o público-alvo do evento e, do mesmo modo, que o site para inscrição do seu evento esportivo seja o melhor e o mais completo.
A equipe deve ter contato constante com a imprensa local e, caso tenha a capacidade de expandir seu evento, conseguir um contato a nível estadual pode ser uma boa estratégia, a fim de divulgar e obter inscritos de várias cidades em seu evento.
Por fim, a equipe de comunicação e divulgação deverá, também, reunir todas as matérias divulgadas sobre o evento, como forma de registro e possível material para atualizar seu plano de patrocínio para o próximo evento.
Dica extra: como já foi mencionado em outros posts, a equipe de comunicação também pode encontrar os melhores influencers para divulgar seu evento. Acertando em cheio no público-alvo e dando mais credibilidade.
3. Equipe de credenciamento e atendimento
Quem irá recepcionar os participantes e como será o credenciamento do seu evento? Pois bem, é necessário, assim como em outros setores, organizar uma equipe que fique responsável por guiar os participantes.
Os componentes dessa equipe serão responsáveis pelas inscrições, credenciamento, frequência de participantes e, também, distribuição de materiais - aqueles materiais produzidos no seu "kit atleta" se encaixarão aqui.
4. Equipe cerimonial
A equipe cerimonial possui a tarefa de abrir e encerrar o evento, promovendo uma fala de abertura e encerramento. Da mesma forma, deverá cuidar da premiação e de receber autoridades, patrocinadores e profissionais convidados.
Dica extra: busque pessoas animadas e comunicativas, pense que nessa posição será necessário animar o público, ter familiaridade com microfones e até mesmo improvisos quando faltar assunto.
5. Equipe de produção
A equipe de produção tem o dever de pôr em prática tudo o que foi planejado, fazendo o evento acontecer, de fato. Recepção e instalação das estruturas, frutas, hidratação, fica por conta desse grupo de pessoas.
Seja um evento realizado em um espaço fechado ou em um espaço público, essa equipe de produção deve estar presente. É tarefa dela assegurar que o espaço esteja pronto para receber o evento.
6. Equipe comercial e contabilidade
Tudo o que envolve o financeiro do evento é responsabilidade dessa equipe. Por isso, vale lembrar que as pessoas que compõem esse grupo devem ser de extrema confiança e ninguém além delas deve ter acesso ao financeiro. Medidas como essas evitam confusões e caixas desorganizados.
A equipe comercial e de contabilidade é responsável pelo controle de custos, gerenciar contratos com fornecedores, monitorar o fluxo de caixa, receber o pagamento das inscrições, controlar patrocínios e doações e fazer o balanço do caixa do evento.
Por isso, a equipe de contabilidade deve ter o cuidado de recolher todas as notas fiscais das transações realizadas no decorrer da organização, assim, é possível efetuar o pagamento e manter a organização financeira.
7. Equipe de segurança e staff
Como o nome sugere, a equipe de segurança e staff deve promover a segurança de todos os participantes, controlar a entrada e saída das pessoas, auxiliar no controle do trânsito e realizar rondas para assegurar que todos os pontos do evento estejam sob controle.
Além disso, é possível reunir neste grupo uma equipe médica, que fique disponível, afinal, se tratando de um evento esportivo, maiores atenções devem ser tomadas para evitar riscos. A equipe de primeiros socorros deverá estar preparada e será imprescindível em um momento como esse.
Viu, só? Organizar um evento não é fácil, mas delegando tarefas e contando com equipes comprometidas e responsáveis, como as citadas, é possível manter a eficiência e garantir os resultados esperados.
Portanto, que tal utilizar esse artigo para nortear a organização do seu evento esportivo? Utilize dos conhecimentos ensinados aqui de acordo com a sua necessidade.
Dessa maneira, ficará mais simples organizar seu time e garantir a execução do seu evento, com menos chances de falhar e, desta forma, o próximo organizado por você, terá mais chances de prosperar.
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