Como fazer a organização de eventos esportivos

Preparamos um manual de organização de eventos esportivos com os principais fatores para considerar durante o planejamento para seu evento fazer sucesso. Confira!

organização de eventos esportivos

Se você conhecer os passos certos a seguir, até mesmo a organização de eventos esportivos de grande porte será mais simples do que você, talvez, possa imaginar. Apesar disso, não espere que seja uma tarefa fácil.

Participar de um evento esportivo é uma das melhores coisas do mundo, apesar de que a organização de eventos esportivos pode ser um pouco intimidadora para quem se envolve com o assunto pela primeira vez.

Pensando nisso, desenvolvemos esse manual de organização de eventos esportivos para você lembrar de tudo que é necessário, podendo organizar mirando no sucesso.
Confira!

10 etapas da organização de um evento esportivo

A seguir, nosso manual vai explicar tudo que você precisa saber, passo a passo.

1.  Escolha o esporte e conheça suas regras

Antes de mais nada, para o planejamento e organização de eventos esportivos, é essencial que você escolha e conheça o esporte que vai ser jogado.

Afinal, essa será a base para você entender quem é o público-alvo do evento.

Além do mais, cada modalidade exige uma determinada estrutura, então também é importante entender o que é necessário e se serão necessárias permissões para montar essa estrutura.

2.  Quais são os tipos de eventos esportivos?

Decidido o esporte, escolha entre os tipos de eventos esportivos. Essa etapa é importante para definir exatamente qual o seu objetivo e para que serve um evento esportivo.

Em outras palavras, um evento esportivo pode ser organizado somente para confraternizar, como as gincanas, ou para realmente competir, como uma olímpiada.

Esses são os tipos de eventos esportivos:

  • campeonatos: todos enfrentam todos, pelo menos uma vez;
  • torneios: disputas eliminatórias, ótimo para realizar um evento mais rápido;
  • jogos: vários torneios acontecendo ao mesmo tempo;
  • gincana: evento recreativo envolvendo diversas atividades criativas e objetivos a serem cumpridos;
  • desafios: normalmente entre apenas dois jogadores ou equipes onde um desafia o outro para um duelo/jogo;
  • encontros: reunião de profissionais da área para debater assuntos diversos da área trabalhada;
  • olimpíadas: disputa de diversas modalidades esportivas em dias variados; e
  • festivais: evento para que família e amigos prestigiem a performance dos jogadores.

3.  Checklist de planejamento

Checklists são ótimas para tudo na vida e, portanto, considerar um planejamento desse tamanho não seria diferente.

Após ficar a par das regras do esporte e quais são suas necessidades, comece a elaborar uma lista, de acordo com as etapas do evento , o pré, o durante (realização) e o pós-evento.

O que precisa resolver, quem precisa contratar, o que precisa ser pago, etc. Inclua também todos os gastos, fornecedores e responsáveis por cada tarefa.

Liste tudo!

4.  Escolha do local

É importante buscar um local que seja apropriado para receber o evento que você está planejando.

Quadras e pistas adaptadas não são as melhores nem as mais seguras para praticar esportes. É preciso uma estrutura profissional.

Idealmente, o local precisa ser próprio para o esporte em questão e espaçoso o suficiente para o porte do evento planejado. Afinal, não são apenas os atletas que precisam da mobilidade, o público assistindo também necessita desse conforto para se sentir bem-vindo.

5.  Patrocínio

Quer você tenha a verba ou não, buscar patrocinadores é muito importante. Porém, para isso, é preciso ter o projeto todo do evento claro e definido, pois você precisará apresentar para os patrocinadores em potencial.

Se possível, elabore o projeto por escrito, pois dá um toque mais profissional e demonstra a importância do evento.

Também é interessante apresentar uma ideia de como a marca (ou empresa) será mostrada no evento — afinal, o patrocínio não vem de graça!

Pode ser algo como uma camiseta com a logo do negócio ou um banner com todos os patrocinadores na entrada do evento. Tente já chegar com a ideia pronta para apresentar aos seus contatos também.

6.  Fornecedores

Quase sempre você irá precisar de fornecedores. Então não feche negócios com o primeiro que entrar em contato.

Certifique-se de ver todas as opções e mantenha sempre em mente: custo-benefício. Às vezes o melhor orçamento não é a melhor escolha, procure conhecer o trabalho de quem você entrar em contato para garantir que terá um evento bem produzido por um preço razoável.

Importante também conferir, além do custo de frete, os prazos de entrega dos fornecedores e até mesmo se haverá feriados durante o período, para certificar-se de que tudo chegará em tempo hábil para o evento.

Fornecedores que precisam estar presente no local, para prestar serviços, também precisam ser avaliados: preço, qualidade, recomendações, experiências prévias. É preciso confiar que eles chegarão na data e horário marcado, para não ficar na mão.

7.  Divulgação

Independentemente do meio de divulgação utilizado, seja via redes sociais ou cartazes e outdoors: o mais importante aqui é atingir o público-alvo.

Embora atualmente as redes sociais alcancem grande parte da população, às vezes, optar por uma divulgação com cartazes em um bairro específico da cidade, por exemplo, pode ser mais interessante.

A dica principal aqui é que você entenda quem é o seu público-alvo e trabalhe em cima disso. Encontre a melhor maneira de atrair essas pessoas ao seu evento.

Dica: uma forma de divulgação que vem sendo muito utilizada, é compartilhar o link do evento em grupos de WhatsApp de academias, de eventos esportivos, entre outros grupos nessa área, além de diretamente inbox para pessoas-chave, que ajudarão na divulgação.

8.  Inscrições online

Proporcione ao público a oportunidade de realizar inscrições e compra de ingressos online — mas considere vender num espaço físico também.

A praticidade e comodidade da internet será motivo de elogio para o seu evento, pode ter certeza.

Além disso, você pode utilizar um formulário básico que o usuário preenche no momento da compra para entender melhor o seu público e estar mais preparado para planejar o próximo evento.

Essa gestão de informações é essencial para organizadores de evento.

E aqui vai uma dica bônus: faça uma promoção de pré-inscrição (caso seja um evento pago). Assim, quem realizar a inscrição antes de abrir as vendas, de fato, ganha um desconto especial!

Essa é uma ótima maneira de atrair mais participantes.

9.  Segurança

É fundamental contratar uma equipe de segurança profissional: isso garante que eles são bem treinados e farão um bom trabalho, agindo com rapidez e eficiência, caso necessário.

Além disso, é importante manter uma equipe fixa para a fiscalização de entrada e saída do evento.

Lembre-se também de contratar a melhor equipe para prestar primeiros socorros durante o evento, melhor estar preparado para todos os tipos de emergência, certo?

Esse é um dos serviços necessários para realizar um evento esportivo de sucesso.

Outra coisa: a limpeza e manutenção do espaço como um todo é importante para fornecer um espaço seguro não apenas aos atletas, mas aos espectadores também.

10.  Pós-evento

Algo que você pode considerar fazer é preparar um show de finalização de evento.

Será uma maneira muito divertida de finalizar o dia (ou a semana) e uma bela memória que todos os presentes guardarão com alegria. Você pode, ainda, disponibilizar uma pesquisa de satisfação para quem estiver saindo do evento.

Se gostou dessa ideia, pense em algo bem simples e que possa ser preenchido (e posteriormente analisado) rapidamente. Dessa maneira, você saberá exatamente o que agradou e o que precisa melhorar para o próximo evento!

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