Como fazer regulamento de evento esportivo + erros a evitar

Cuidado, organizador de eventos esportivos! Alguns erros até comuns nos regulamentos dificultam as inscrições dos atletas e podem prejudicar a reputação do seu evento e da sua marca, incluindo o registro confuso de informações e datas e a falta de transparência em relação a regras, por exemplo.

Evite também aquela linguagem excessivamente técnica que muitas pessoas podem não compreender e faça uma revisão cautelosa do documento ou da página de internet que contém o texto antes de compartilhar por aí.

Este artigo foi escrito para lhe ajudar a evitar qualquer pedrinha no sapato, ou melhor, no tênis de corrida! Continue lendo.

O que é e para que serve, de fato, um regulamento de evento esportivo?

Regulamento de evento esportivo é o documento oficial que estabelece as regras, critérios de participação, prazos, responsabilidades, punições e condições gerais de uma competição. E esse documento não existe apenas para formalidade: engana-se quem pensa assim!

Ele organiza o evento, reduz riscos jurídicos, evita conflitos com participantes e estabelece critérios claros para todas as etapas da competição, desde a inscrição até a premiação. Por outro lado, quando mal estruturado, gera dúvidas, retrabalho, chamados no suporte e até prejuízo financeiro.

Quer saber quais erros evitar?

Erros comuns num regulamento de evento esportivo e como evitá-los

Salve o que vem adiante – o que não fazer (e também o que fazer para evitar dor de cabeça)! –, utilizando as dicas atentamente na organização de um próximo evento para o momento das inscrições entregar a experiência que você espera como um todo!

Informações confusas sobre a inscrição

É falta gravíssima não detalhar corretamente as categorias, as modalidades, as distâncias, as faixas etárias e/ou os critérios de participação dos atletas no seu evento: quando essas informações são vagas ou genéricas, o atleta não consegue identificar com segurança em qual opção se inscrever.

E todo mundo sai prejudicado, porque o grande dia acaba sendo caótico e podem rolar até desclassificações frustrantes!

Faça o seguinte: crie uma estrutura para o seu regulamento antes de redigi-lo por completo, certificando-se de listar cada ponto de forma completa e objetiva, de apontar critérios claros e, se possível, trazer exemplos práticos.

Só então escreva o texto final!

Datas, horários e prazos mal definidos e registrados

Essa é outra fonte de confusão. Por que mencionar só o dia do evento, sem falar em horário, ou não definir um período exato para o início e o término das inscrições, por exemplo? Coloque-se no lugar dos atletas!

Faça o seguinte: indique datas completas (DD/MM/AAAA) e horários exatos (HH:MM) e já no regulamento e na página de inscrição anexe o cronograma do evento, deixando explícito que ele pode sofrer ajustes por motivos técnicos, climáticos ou operacionais e avisando através de que canal as mudanças serão informadas aos participantes.

Falta de transparência nas regras de inscrição e cancelamento

Mais uma vez, pense no quão frustrado você ficaria se precisasse consultar um livro de regras de uma marca ou empresa para defender seus direitos e não encontrasse o que precisa…

Um erro recorrente nos regulamentos é não deixar claro exatamente como funcionam o pagamento das inscrições, estornos, transferências para outros atletas, cancelamentos e correlatos.

Faça o seguinte: busque uma maneira de melhorar o controle das suas vendas, garanta transparência e enumere todas as possibilidades, também exemplificando-as se achar necessário.

Registre no seu regulamento de evento esportivo:

• Formas de pagamento aceitas
• Parcelamento ou não em cada formato
• Como acontece a confirmação das inscrições após pagamento
• Quais as condições para cancelamento
• Se é possível transferir a inscrição e como fazer isso
• Existência ou não da opção “estorno” e em quais contextos

Pelo menos!

Uso de linguagem muito técnica

Outro erro terrível de alguns organizadores de eventos esportivos é redigir o regulamento como se ele fosse um contrato jurídico: um documento como esse não precisa ser complexo para ter validade.

Você não quer ninguém interpretando errado o que está determinado ou descumprindo normas sem querer, né?

Lembre-se ainda de que cada dúvida não respondida pelo regulamento vai ser perguntada para a equipe de atendimento, que além de ter que lidar com imprevistos, que sempre acontecem, deverá estar preparada e disponível para esclarecê-las.

Por que complicar se dá pra facilitar?

Agora, dá uma olhada num checklist rápido e, depois, no passo a passo e no exemplo que preparamos!

Checklist rápido: o que não pode faltar num regulamento de evento esportivo

Você vai conferir, no próximo tópico deste artigo, cada etapa para criar seu regulamento e, inclusive, vai poder se inspirar num modelo com campos de livre preenchimento, porém, como nunca é exagero reforçar o imprescindível, já registre o que não pode faltar:

[  ] Nome oficial do evento e edição

[  ] Modalidades, categorias e critérios de participação

[  ] Datas, horários e prazos completos

[  ] Regras claras de inscrição, pagamento e cancelamento

[  ] Critérios de classificação e premiação

[  ] Regras e punições

[  ] Informações sobre uso de imagem e proteção de dados

[  ] Data de publicação e assinatura dos responsáveis

Registrou? Simbora!

Passo a passo para criar um regulamento de evento esportivo sem erros

Pense no seu conteúdo como uma redação caprichada de vestibular, que contém introdução, corpo detalhado e conclusão assertiva. Considere atender as demandas de quem vai se inscrever, mas também informar sobre regras, punições, premiações e tudo o mais!

Seu regulamento deve orientar os atletas, proteger quem trabalha para o grande dia acontecer – incluindo você! – e lhe ajudar reduzir falhas do início ao fim da organização.

1. Logo de cara, informe o nome oficial do evento e em que edição ele está, apresente a modalidade esportiva da competição e identifique a marca de quem está organizando
2. Declare que o documento em questão estabelece regras oficiais e deixe explícito que a participação no evento implica concordância automática com todas as regras descritas no regulamento
3. Resuma numa outra seção um breve histórico do evento, a origem da iniciativa e os objetivos de ele acontecer (incentivo ao esporte, competição de alto rendimento, integração social, caráter recreativo ou outro)
4. Na seção seguinte, descreva a competição: modalidades oferecidas e suas características, distâncias, formatos de disputa ou sistemas de jogo, categorias disponíveis e critérios de divisão, requisitos para participação
5. Aborde também as inscrições e os ingressos separadamente das outras informações, registrando período oficial para cadastros, limite de participantes por modalidade ou categoria, dados que serão solicitados e obrigatórios, condições para confirmação, formas de pagamento, reembolsos e cancelamentos
6. Documente como os competidores serão classificados ao longo da competição, critérios, opções para desempates, resultados e possíveis contestações
7. Crie, ainda, uma seção de “regras e punições”, esclarecendo o que pode vs. o que não pode e o que acontece com quem descumprir o que ficar definido ou tiver qualquer conduta antidesportiva. Aproveite a seção para falar de irregularidades nas inscrições também
8. Descreva os prêmios com o máximo de clareza possível para evitar expectativas equivocadas entre os competidores e como eles serão entregues
9. Mencione data oficial da realização do evento, local da prova e endereço completo com pontos de referência.
10. Explique como será a estrutura do evento e a organização da logística tanto de entrega de kits quanto dos pontos de apoio, de atendimento médico etc.
11. Finalmente, caso você julgue necessário, encerre seu regulamento com uma seção de “outras disposições”, que trate de uso de imagem, responsabilidade do atleta sobre sua condição física, tratamento e proteção de dados pessoais e outros

Finalize com a data de publicação do regulamento e a identificação e assinatura dos responsáveis.

Modelo de regulamento de evento esportivo

Seu documento ficará mais ou menos assim… (Repare nos campos para preencher depois!):

De novo: um regulamento claro não apenas evita problemas nas inscrições, mas reduz chamados no suporte, previne disputas e melhora a experiência do atleta desde o primeiro momento.

Sem contar que, hoje em dia, é muito fácil fazê-lo do jeito certo!

Curiosidade interessante para você, organizador

Você sabia que dá para construir um processo online de inscrições para os seus eventos esportivos? E conquistar seu público alvo mostrando profissionalismo, flexibilidade e preocupação com o pouco tempo disponível que resta no dia a dia dessa galera para registrar dados e coletar informações!

Faça um teste (mesmo que só por desencargo de consciência!) e abra espaço para as inscrições do seu próximo evento numa ferramenta feita para o gerenciamento de competições especificamente esportivas, como as que você organiza.

Se o seu regulamento é a base jurídica e operacional do seu evento, a plataforma na qual ele é publicado pode funcionar como uma estrutura que sustenta toda a experiência de inscrição – e a tranquilidade dos envolvidos também!

Você não vai se arrepender.