Seja um espaço fechado, na chuva, na praia ou no meio da floresta, para encontrar o local ideal para seu evento esportivo, faça um checklist de tudo que precisa ter nele. Depois, pesquise, faça visitas técnicas, avalie a segurança do local e, por fim, feche a data!
Dependendo do tipo da competição, a escolha do lugar vai influenciar em todo o andamento do seu planejamento e, inclusive, quanto mais cedo você se decidir e começar a se organizar, mais baratas as coisas tendem a ficar.
Nessas horas, nada melhor do que contar com a ajuda de quem entende do assunto. Leia, a seguir, as dicas dos especialistas da Atletis sobre como encontrar o melhor local para o seu evento dos sonhos!
3 dicas para escolher local para o seu evento esportivo
Os fatores a se considerar ao escolher o local para um evento esportivo incluem o planejamento no geral, datas disponíveis, clima da região na época da competição e tipo de evento que será organizado.
Veja todos esses pontos em detalhes a seguir!
1. Planejamento é a chave
Antes de tudo, você precisa entender suas necessidades para o grande dia, e, para isso, o mais indicado é pesquisar tendências e recursos necessários para tirar suas ideias do papel, tanto online quanto em outros eventos. Ter referências nunca é demais!
Outro ponto importante ainda dentro do fator “planejamento de evento esportivo” envolve a gestão financeira que terá que ser feita para que tudo ocorra bem. Ter um bom orçamento é ótimo, mas ter um bom controle dele é melhor ainda!
Dito isso, anote a dica: faça um checklist de todos os custos para além do espaço em si, como os com equipes, brindes do evento, divulgação, alimentação dos atletas, segurança, dentre outros. Assim, você terá uma previsão melhor de quanto pode gastar no aluguel, inclusive.
2. Comece o quanto antes
Se dê tempo para pensar nos detalhes. Prevendo cada parte possível do dia, você se assegura de que nada sairá do controle e deixa que os participantes definem o resultado final!
Cabe pensar nas possibilidades de datas e fazer uma pesquisa com os potenciais participantes para saber se:
- eles estarão disponíveis no período ou se estarão em outras competições;
- existem outros grandes eventos próximos que poderão dividir audiência com o seu; e
- se o(s) espaço(s) do seu interesse estará disponível.
E não esqueça de checar a previsão do tempo!
3. Faça da previsão do tempo a sua melhor amiga
Para que o evento saia conforme o planejado, pense também em fatores meteorológicos que possam afetá-lo, a exemplo da época do ano escolhida e da relação entre o esporte e o clima.
Imagina planejar uma competição de vôlei de praia num fim de semana só de chuva ou organizar um campeonato de surfe quando as ondas não estão tão legais? Isso pode acabar com seus objetivos e ainda dar um retorno financeiro bem negativo, então, preste atenção a esse fator importantíssimo!
Tudo bem até aqui? Veja mais dicas valiosas!
Como escolher o local perfeito para os seus eventos esportivos?
Encontrar o local ideal para cada tipo de evento esportivo é uma tarefa que une uma boa gestão à sagacidade de prever possíveis problemas para resolvê-los de forma antecipada.
Porém, essa missão pode ser menos complicada se você seguir os passos indicados a seguir.
Pesquise online
Para achar um bom lugar para eventos esportivos, a forma mais prática é pesquisar em sites e redes sociais para mais informações sobre os lugares em mente. Preste atenção nos eventos anteriores que o espaço já promoveu e também nos comentários sobre eles! A opinião pública nessas horas será sua maior aliada.
Avalie as necessidades do evento
Na organização de um torneio de beach tennis, por exemplo, você precisaria de um local com areia e espaço suficiente para montar uma quadra, e na sua organização… O que não pode faltar?
Também será necessário pensar em quantas pessoas seu evento receberá, qual o tamanho da equipe de organização e se a competição respeita as legislações vigentes – você lerá um pouco mais sobre o assunto mais adiante neste mesmo artigo.
Considere a localização
Analise como será o acesso até seu evento com base nas suas opções. Pense que, se o local for aberto ao público, ele deve ser de fácil acesso e, de preferência, ficar próximo a meios de transporte público e a hotéis, restaurantes e afins.
Também é preciso deixar claro, na divulgação, onde serão as entradas e as saídas do evento, principalmente se ele for de grande porte!
Atente-se ao tamanho e à capacidade do lugar
Ao separar os locais de interesse, veja se eles têm capacidade suficiente para acomodar o número de atletas e público esperado por você.
Superlotação é algo que não só prejudica seus espectadores, como também causa um estresse desnecessário em toda a equipe, sem contar que vai contra as normativas de órgãos fiscalizadores, como o Corpo de Bombeiros!
Faça uma vistoria nas instalações e equipamentos
Preste atenção nas instalações e nos equipamentos que serão utilizados na competição, certificando-se de que estão em bom funcionamento. Não vale a pena escolher um local pela fama ou tradição se, nos bastidores, a infraestrutura deixa a desejar e põe em risco a saúde e o bem-estar de todos.
Pense no seu público-alvo
Além dos atletas, o público-alvo de eventos esportivos inclui também os espectadores , que estarão presentes para torcer e prestigiar os competidores. Para não ter um evento vazio, investigue se a galera que curte apoiar o cenário pode comparecer ao local escolhido. Você pode fazer isso até através de enquetes nas redes sociais!
Por exemplo, um campeonato de surfe divulgado numa cidade serrana certamente terá menos adeptos do que um divulgado e organizado no litoral, né?
Não fuja do seu orçamento predefinido
Apesar de ser o sonho de todo(a) organizador(a) de eventos esportivos, nem sempre é possível alugar o maior estádio de futebol para um campeonato ou fechar a praia inteira para uma competição.
Por isso, garanta uma boa gestão orçamentária e trabalhe com o que está dentro do seu planejamento. Lembre-se: o lugar ideal é aquele que atende às suas necessidades e comporta um evento de sucesso, e não necessariamente o posto mais famoso da cidade!
Verifique a disponibilidade
Escolhidas algumas opções de datas e de locais para o seu evento, entre em contato com os responsáveis para saber a disponibilidade deles.
Nesta etapa, tenha alguma flexibilidade: se o espaço desejado tiver uma alta demanda, uma carta na manga com outras datas possíveis pode ajudar todo mundo a sair feliz da negociação!
Vá comunicando, aos responsáveis pelo posto selecionado, os seus planos ao longo do tempo, para que eles tenham uma ideia do que você precisa. O local também deve estar organizado para receber seu evento, então, quanto antes e quanto mais informações você puder fornecer, melhor.
Avalie a segurança do local
O fator “segurança” no seu evento demanda uma avaliação não só da periculosidade dos arredores, mas também da estrutura do local. Nesse ponto, o ideal é contar com a ajuda de especialistas, como um engenheiro, ou mesmo do Corpo de Bombeiros. Tudo para avaliar se:
- há sinais de danos estruturais;
- existem áreas perigosas;
- a pavimentação do piso está regular;
- as saídas de incêndio são visíveis;
- etc.
Invista também na segurança e integridade física de quem estiver presente no grande dia, contratando uma equipe de médicos e seguranças para atuar durante toda a duração do evento.
Investigue quaisquer acidentes em competições anteriores que aconteceram no mesmo local ou corrija falhas na iluminação, principalmente se os atletas forem competir à noite. Garanta também que o lugar seja acessível a ambulâncias e bombeiros, certificando-se de que entradas e saídas estejam desbloqueadas.
Por último, mas não menos importante, exija os documentos que regulamentam o funcionamento do local. Isso garantirá um evento resguardado perante a legislação vigente.
Aliás, veja o que diz a lei sobre locais de eventos esportivos
A Lei nº 8.616/2003 fala sobre escolha de local para eventos e sinaliza que competições só podem acontecer em lugares públicos se forem de interesse da população. Além dela, seguir outras normativas podem ser necessário para a organização do seu evento, como a Lei nº 10.098/2000, da acessibilidade, a Lei nº 12.933/2013, da meia-entrada e a Lei Geral de Turismo, nº 11.711/2008.
A legislação nacional também prevê que o(a) organizador(a) deve providenciar os alvarás necessários para seus eventos, a exemplo daqueles emitidos pelo Corpo de Bombeiros e pela polícia (em algumas situações).
Informe-se junto à prefeitura local sobre quais são as autorizações necessárias por aí!
Por fim, trabalhe sempre com um checklist para eventos, anotando tudo o que precisa ser feito, da tarefa mais simples até a mais complexa.
E, para fechar com chave medalha de ouro, conte com uma plataforma de organização de eventos esportivos para lhe auxiliar com outras tarefas burocráticas, como a venda de ingressos e a virada dos lotes, coisas que podem acontecer de forma automatizada e sem render mais dor de cabeça para você!
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