Os eventos esportivos acontecem o tempo todo e cada um deles tem uma modalidade específica e um público-alvo diferente. Às vezes, o evento acontece com intenção de proporcionar momentos de lazer para a população e, outras vezes, para envolver atletas amadores e até profissionais.
Por isso, a organização de cada acontecimento desses sempre terá detalhes distintos a serem trabalhados. Além de usar uma checklist completa, um sistema para eventos, nesse caso, é o ideal para manter todos os pormenores em dia.
Esse tipo de sistema é uma opção para tornar a vida dos organizadores mais fácil, cuidando de pequenas tarefas que ocupariam tempo e disposição da equipe.
Funcionalidade do sistema de eventos esportivos
Ao invés de precisar criar um planejamento com planilhas ou um documento para adicionar todas as informações necessárias, você pode simplesmente fazer o uso de um sistema de eventos. É que ele contém alguns campos básicos a serem preenchidos, como:
- nome do evento;
- data que vai acontecer;
- horário de início;
- categoria;
- descrição.
Essa é a parte inicial para começar a planejar e fazer o evento acontecer. Mas, além disso, o sistema ainda conta com outras praticidades, tal como uma seção para fornecer informações sobre o número de inscrições online e a quantidade de ingressos que foram vendidos.
E, ainda, uma seção de check-in dos participantes - o que, na hora do evento, ajuda a manter a equipe livre para lidar com outras situações.
Claro que, dependendo do sistema escolhido, podem existir mais ou menos características disponíveis. E, assim sendo, é preciso analisar quais são os elementos que vão ajudar na organização para poder escolher o melhor sistema.
Por que usar um sistema de eventos esportivos?
A utilização de um sistema de eventos esportivos é essencial para não deixar nada de fora e manter todos os detalhes atualizados. Principalmente na questão financeira, já que essa parte é onde geralmente ocorrem erros de administração.
Além disso, o uso desse tipo de tecnologia pode reduzir custos ao montar uma equipe, uma vez que terão menos tarefas a serem cuidadas fora do sistema. Da mesma maneira, ganha-se tempo de produção e organização.
Para quem gosta de ter controle total sobre todos os processos, um sistema de eventos é ideal, permitindo que o organizador não precise terceirizar processos e consiga visualizar atualizações em tempo real.
Vale comentar que, comumente, os organizadores que não utilizam um sistema como esse que estamos apresentando, relatam muitas dificuldades para gerirem seus eventos. Algumas das dificuldades e desafios mais comuns são:
- formulários de inscrição de papel: a dificuldade está na rasura, nas letras não-legíveis e na possibilidade de tudo se perder;
- vendas feitas pelo WhatsApp: apesar de parecer uma boa ideia, não é nada profissional e o controle pode ficar prejudicado, tendo em vista as muitas conversas paralelas com que o aplicativo permite;
- descontrole dos pagamentos: com pagamentos feitos a todo momento, via transferência bancária, fica complicado administrar os pagadores e inscritos, podendo gerar dor de cabeça.
A resposta, então, para a pergunta sobre os motivos de uso de um sistema ficam evidenciadas, quando esclarecidas as dificuldades de quem não o usa, certo?
O sistema controla tudo isso, de uma única plataforma, facilitando (como é o objetivo da tecnologia) o planejamento feito inicialmente.
Como organizar um evento esportivo
Para organizar um evento esportivo, é preciso começar pelas informações mais básicas e ir um passo de cada vez. Não adianta querer resolver tudo ao mesmo tempo porque, dessa maneira, há uma maior suscetibilidade em cometer erros.
Montar uma equipe e dividir tarefas é essencial, e o tamanho dessa equipe vai depender também do porte do evento.
Depende, do mesmo modo, do uso de um sistema online para organização, afinal, algumas tarefas que seriam direcionadas para outra pessoa já são resolvidas dentro do sistema.
É preciso ir atrás de fornecedores de qualidade, patrocínio para ajudar nos custos do evento e, além disso, pensar nos meios de divulgação. Lembrando que todas essas características vão depender do público-alvo escolhido, então é interessante já ter este definido antes de fechar as suas parcerias.
Indispensável também é buscar equipes de segurança e primeiros socorros para o evento. Nunca se sabe quando alguém vai se machucar e precisar de atendimento, então é obrigatória a presença destas equipes no local.
De maneira geral, toda ajuda é bem vinda e os sistemas de eventos esportivos online com certeza facilitam a vida de todos os envolvidos na organização.
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