Para realizar um evento esportivo bem organizado e bem sucedido é preciso, antes de mais nada, fazer um planejamento detalhado e começar com bastante antecedência para que tudo fique nos conformes. Afinal, a melhor maneira de fazer algo dar certo, é sabendo todos os detalhes de como irá acontecer para poder prever possíveis contingências e estar preparado para elas.
Como organizar um evento esportivo irá depender do estilo de evento que você está pensando em fazer, se irá envolver jogos ou se será algo mais no estilo de uma palestra ou roda de conversa com profissionais da área. De qualquer maneira, independente do tipo de evento, há uma sequência básica de passos a serem seguidos que irá ajudar a sua organização e planejamento da melhor maneira possível. Confira!
1. Faça uma checklist
Comece fazendo uma lista com tudo que você precisa para organizar o evento, anote até aquilo que não parece tão importante, não deixe nada de fora. Isso inclui itens como o que precisa ser feito, quem precisa ser contratado, quem será responsável por cada tarefa, etc. Se achar melhor, pode até fazer mais de uma checklist, separando, por exemplo, em pré-evento, evento e pós-evento.
2. Monte uma equipe
Para que tudo ocorra da melhor maneira possível, é importante ter uma boa equipe trabalhando com você. Não adianta tentar fazer tudo sozinho com um evento desse tipo porque isso é quase uma garantia de que algo irá dar errado. Ao invés disso, divida responsabilidades com pessoas de confiança e, de preferência, experientes nesse ramo de organização de eventos.
3. Defina o local
Não apenas ir atrás e definir um local adequado para que o evento possa acontecer, mas também certificar-se de ter o aval e todas as permissões necessárias dos órgãos públicos. É importante que seja um local espaçoso e que consiga comportar o público esperado para o evento. Além disso, é essencial que os atletas tenham todo o necessário disponível também:
- Local para praticar o esporte;
- Vestiário com chuveiros e banheiros disponíveis;
- Local para aquecimento e alongamento;
- Local para refeições.
Ao encontrar um lugar que confira com todos esses itens da checklist, pode ir confiante de que tudo irá dar certo.
4. Busque patrocinadores e fornecedores
Seja o evento de pequeno ou grande porte, você irá precisar ter algum tipo de patrocínio e fornecedores. Afinal, eles serão de grande ajuda para você conseguir ficar dentro de um orçamento razoável. Para buscar patrocinadores, será necessário ter um projeto bem definido para poder apresentar e convencer os pretendentes de que o seu evento será um bom local para mostrar a marca deles.
Além disso, para os fornecedores, você irá precisar ter paciência de buscar e entrar em contato com diversas opções. Não adianta fechar contrato com o fornecedor mais barato apenas por conveniência de verbas, garanta que o serviço contratado seja o melhor dentro do possível.
5. Contrate médicos e seguranças
É fundamental ter uma equipe de médicos, ambulâncias e seguranças presentes no evento esportivo. Nunca se sabe quando alguém irá passar mal, seja da equipe de jogadores ou do público assistindo a competição, é indispensável ter bons profissionais disponíveis para auxiliar na medida em que for necessário.
6. Invista na divulgação
Nada faz com que um evento seja bem sucedido que uma boa divulgação, ainda mais se essa divulgação for feita através das mídias sociais. Hoje em dia, tudo que é disponibilizado online tem uma visibilidade muito grande, então esteja preparado com um bom design e uma propaganda interessante e divertida.
A organização de um evento envolve muitas etapas e bastante gente para que dê certo e esses são alguns passos essenciais para realizar um bom evento esportivo. Dito isto, ao seguir esses passos você já terá mais da metade do caminho andado para garantir o sucesso do seu próximo evento!
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