Quando pensamos em um evento, raramente a possibilidade de cancelamento passa pela nossa mente.
Estamos cheios de expectativas, houve planejamento e dedicação para que tudo saia conforme o nosso objetivo, além de a organização ter que levar em conta a espera, expectativas e treinos dos atletas inscritos.
Infelizmente, não estamos imunes a imprevistos e, por isso, é necessário saber quais são as melhores formas de anunciar um cancelamento de evento esportivo, fazendo com que os efeitos negativos sejam os menores possíveis, evitando prejudicar a sua marca.
Atente-se a contratos e termos, elaborando documentos e contratos que comprovem as possibilidades de cancelamento e de que maneira serão feitas possíveis devoluções e cobranças de multas.
Assim, fica mais fácil manter a organização no momento de interromper o andamento do evento.
Confira seis passos que podem te ajudar no que fazer se precisar cancelar o evento, evitando incômodos e transtornos.
1. Analise possibilidades
São muitos fatores e possibilidades para serem analisadas, quer ver?
Se houver a ausência de um fornecedor, busque um novo o mais rápido possível. Se o local escolhido cancelou a reserva, verifique outro local em que haja possibilidade de realizar o evento, sem que prejudique o cronograma já divulgado.
Antes de cancelar, pense na alternativa mais viável, como alterar a data do evento esportivo. Mas lembre-se: isso precisa ser feito com, no mínimo, 24 horas de antecedência do evento, e cada inscrito precisa ser notificado individualmente, para que todos saibam do ocorrido.
O cancelamento do evento esportivo precisa ser a última alternativa, por isso tenha certeza que não há outra solução.
2. Avise os colaboradores do evento
Certamente você terá um contrato com todos os fornecedores do seu evento e, por isso, estude e analise as multas, no intuito de negociá-las. Esse é o primeiro passo para evitar prejuízos.
Seja transparente, explique o problema, informe sobre a decisão tomada e agradeça por toda a ajuda e empenho dos seus parceiros. Depois, explique sobre os passos de devolução de dinheiro, negociando restituição total ou parcial e as quebras de contratos.
Priorize uma relação amigável e evite qualquer constrangimento com os fornecedores e patrocinadores, mantendo-se justo e ético, para garantir a parceria em futuros eventos.
3. Notifique o público
É importante informar a decisão do cancelamento do evento para o seu público com, no mínimo, 24 horas de antecedência, como já falamos mais acima.
Comunicar através de cartazes, e-mail e mídias sociais é importante, mas não é a única e melhor forma a ser utilizada em um momento delicado, em que a sua marca está exposta e vulnerável.
Você precisa ter certeza de que a informação chegou até os inscritos, mas como avisar os atletas o cancelamento da maneira correta?
Através de uma ligação. Efetue chamadas individuais, tendo em pauta a educação e a ética, a fim de explicar os motivos que levaram ao cancelamento do evento e como funcionará o reembolso.
Após realizar as chamadas necessárias para todos os atletas inscritos, é o momento de disseminar a notícia, que pode ser feita:
- nos seus sites;
- blogs;
- mídias sociais;
- rádios;
- jornais;
- enviar newsletter para todos os envolvidos;
- solicitar aos apoiadores que também compartilhem sobre o cancelamento.
4. Evite novas inscrições
Se você está utilizando alguma plataforma para inscrições, lembre-se de cancelar as vendas imediatamente, para que não hajam mais atletas com intenção de participar sem ter o conhecimento de que o evento foi cancelado.
Isso evitará mais trabalho e custos quanto às notificações que seriam necessárias também para esses novos inscritos.
5. Atente-se ao reembolso
Após conversar com todos os apoiadores, investidores e inscritos, os reembolsos precisam começar a ser feitos.
A primeira coisa a se fazer é verificar as cláusulas de cancelamento nos contratos feitos com cada um. Se não houver nenhuma especificação para esse casos, 100% do valor deverá ser devolvido.
Não insista, apenas ofereça outras opções que também possam agregar aos inscritos.
6. Pense em alternativas para recompensar os inscritos e interessados
Você não pode decepcionar o seu público e deixar por isso mesmo: é necessário pensar em uma maneira de recompensá-lo pelo ocorrido.
O participante também fez investimentos de tempo, dinheiro e treinos, na expectativa de se sair bem em seu evento, por isso ofereça alguns benefícios, tais como:
- materiais gratuitos relacionados ao evento, como ebooks e revistas;
- descontos em lojas patrocinadoras;
- descontos em futuros eventos.
O cancelamento de um evento não pode virar um hábito e precisa ser evitado até que se esgotem todas as outras opções, por isso sempre priorize uma boa organização do evento esportivo.
Reflita sobre o que deu errado, o que poderia ter sido feito para que tudo desse certo, o que fazer para manter o seu público fiel ao evento e quais os aprendizados foram retirados dessa situação.
Tudo tem um lado positivo e negativo, por isso pense em quais foram os pontos fortes e fracos de tudo que aconteceu e transforme em aprendizado.
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