Se você está pensando em organizar eventos esportivos, mas está na dúvida de como planejar um evento desse tipo, nós vamos te ajudar a pôr em prática, mostrando os cinco aspectos mais importantes, usados pelos organizadores de eventos de sucesso.
Os organizadores de eventos esportivos possuem alguns hábitos que garantem o sucesso neste ramo. Sabe quais são? Então, nós podemos te auxiliar com um pequeno manual de organização de eventos, que vai ajudar a organizar qualquer evento.
Vamos lá!
5 dicas para planejamento e organização de evento esportivo
1. Organização
Claro que o primeiro passo é descobrir como será e sobre o que será o evento. Calma: não é tão difícil quanto parece. Você precisa ter em mente, em primeiro lugar, qual o tipo de evento esportivo será criado.
Por exemplo: haverá a prática de esportes, palestras, rodas de conversa ou jogos abertos para o público? Dentro do que você escolher, existem inúmeras possibilidades de atração, para manter os participantes interessados no seu evento.
Após ter escolhido o modo como será seu evento, você precisa escolher, ainda:
- o local;
- o horário; e
- a data certa para a ocasião.
Vale lembrar de checar a previsão do tempo, para caso seja um dia de chuva, você tenha um plano B pronto para entrar em ação.
Além do tipo de evento, local, horário, data e previsão do tempo ao seu favor, você precisa estar ciente de que organizar um evento requer muita paciência e atenção aos detalhes - que podem (e fazem!) toda a diferença para alcançar o sucesso.
2. Criatividade
A criatividade, aliada a uma boa organização e um bom planejamento, traz a certeza de que você está trilhando o caminho certo, na forma como está conduzindo o seu projeto.
Se você optar por organizar um evento voltado para o público que gosta de correr, por exemplo, tenha em mente fazer mais do que somente organizar uma corrida de pista.
Saiba, por exemplo, que existem outros tipos de corridas, e variar as modalidades é uma forma de ser criativo, afinal de contas.
Forneça informações de forma atrativa para seus convidados e, por falar em convidados, é legal usar a criatividade, também, na hora de preparar um brinde especial para cada um que comparecer ao seu evento.
Afinal, quem não gosta de um brinde bem legal e criativo?
Um brinde que leve o seu nome pode ser usado como um ótimo material de divulgação para seus próximos eventos. E, se você colocar o nome do seu evento esportivo no material, servirá como uma ótima recordação.
3. Divulgação
Na hora da divulgação, você terá mais uma escolha para fazer: caso seu evento seja aberto ao público, vale investir na divulgação, pois as pessoas só saberão sobre o evento caso ele seja bem divulgado.
Claro que as redes sociais fazem parte - senão a maior parte - na hora da divulgação. Posts no Instagram, no Facebook e em outras redes sociais ajudam muito na hora de dar visibilidade ao seu evento.
Para a divulgação na internet, você não precisa investir nada além de tempo, pois existem várias maneiras de divulgar o evento, gratuitamente.
Além das redes sociais, os canais locais na TV também são uma boa escolha para divulgar, assim como as rádios locais. Se você souber que, na sua cidade, esse é um tipo de mídia importante, valerá, ainda assim, investir.
Existem vários outros meios de se fazer uma boa divulgação, tais como:
- panfletos;
- outdoors;
- cartazes com informações.
Caso seu evento seja para um grupo fechado (somente para convidados, por exemplo, como é o caso da organização de eventos corporativos), a dica é usar outra estratégia, como enviar convites pelo WhatsApp (app de mensagens).
Simples, barato e eficaz!
Você também pode criar grupos fechados nas redes sociais, para postar fotos e mais informações sobre o evento, para que somente seus convidados possam visualizar.
4. Antecedência
Esta é uma das dicas mais importantes, porque quando você planeja com antecedência, a certeza de que tudo dará certo é ainda maior.
Com um prazo largo, até o dia escolhido para o seu evento, é possível procurar e decidir, calmamente, os melhores lugares e as melhores opções, principalmente se você está pensando em economizar na hora da organização.
Alguns serviços tendem a ser mais caros quando solicitados em cima da hora, por isso a importância da antecedência!
Com tempo sobrando, você consegue encontrar ótimos fornecedores para o seu evento - e nós sabemos o quão importante são os bons fornecedores para um evento de sucesso.
5. Fornecedores
Bons fornecedores são indispensáveis na hora de realizar um bom evento. Afinal, você precisa oferecer produtos de qualidades ao seu público.
Uma ideia interessante é trocar serviços com estes fornecedores, transformando o seu evento numa ótima oportunidade deles exporem seus trabalhos e fazerem propagandas das empresas.
Por exemplo: na hora de escolher uma gráfica ou uma empresa para a fabricação dos brindes, peça um desconto em troca de divulgar a empresa no seu evento.
Assim, você consegue um desconto enquanto a empresa consegue uma ótima forma de fazer propaganda do serviço prestado: e ambos saem ganhando!
Como mostramos acima, com planejamento, organização e antecedência, você consegue preparar um bom evento esportivo e, seguindo estas dicas, seu evento será um sucesso!
No entanto, se você ainda tem dúvidas de como organizar ou quer montar um evento de maior porte - e precisa de ajuda para isso - saiba que existem empresas de organização de eventos e cursos de planejamento e organização de eventos que podem te ajudar nesse desafio.
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