Organizador de eventos esportivos: saiba crescer com controle

Organizadores de eventos esportivos não somente definem uma data para corridas, campeonatos, provas de ciclismo etc., ou abrem inscrições e as recebem: são pessoas que trabalham no planejamento de todo o evento, preocupados tanto com a experiência dos participantes quanto com logística, controle operacional e gestão de dados e pagamentos, por exemplo.

Hoje, essas pessoas lidam com atletas cada vez mais exigentes, têm suas competições disputando atenção com outras nas redes sociais e sabem que mesmo pequenos erros podem impactar diretamente a reputação da organização, portanto, acabam se perguntando:

• Vale a pena fazer tudo sozinho?
• Como conseguir destaque no mercado?
• Dá pra fechar a prova com o caixa no azul?

A resposta depende do porte do evento, do orçamento disponível, do nível de controle necessário por parte do organizador, entre outros aspectos, mas as dicas e orientações deste artigo podem ajudar num processo tranquilo – e digno de “quero mais”!

O que fazem os organizadores de eventos esportivos?

Os organizadores de eventos esportivos são responsáveis por planejar, coordenar e executar todas as etapas necessárias para que uma prova, um campeonato ou uma competição aconteça de forma segura, organizada e eficiente.

Dependendo do porte do evento, a organização pode envolver:

• Planejamento estratégico
• Gestão de inscrições
• Controle financeiro
• Comunicação com participantes
• Definição de regulamento
• Check-in e entrega de kits
• Relacionamento com patrocinadores
• Suporte ao atleta
• Contratação de fornecedores
• Acompanhamento operacional
• Análise de resultados
• Etc.

E cada “detalhe” impacta tanto na reputação da marca do organizador quanto na experiência dos participantes como um todo!

Não à toa, esses profissionais estão cada vez mais preocupados com facilitar inscrições, atender as pessoas de um jeito rápido e organizado, comunicar-se com clareza, oferecer praticidade no check-in e flexibilidade de pagamentos, dentre outros pontos.

“Vale a pena fazer tudo sozinho?”

Sozinho, não, mas contando com a ajuda da tecnologia, sim. Muitos organizadores têm buscado formas de profissionalizar a operação e reduzir tarefas manuais no dia a dia, e encontrado, online, as melhores alternativas.

Quais tipos de eventos esportivos exigem mais organização?

Você pode imaginar que todo evento esportivo exige planejamento cauteloso, mas é verdade o que dizem por aí: alguns formatos costumam demandar uma operação complexa, e exigem excessivamente dos organizadores.

Entre os principais estão as corridas de rua, eventos e ciclismo e triathlon, eventos fitness e campeonatos ou torneios esportivos. Pelos seguintes motivos:

• Alto volume de participantes
• Diferentes categorias
• Cronometragem e percursos específicos
• Necessidade de apoio médico e fiscalização
• Controle de segurança
• Integração entre modalidades
• Controle assertivo de resultados
• Atualização rápida de informações
• Entrega ou venda de kits
• Controle de acesso

Aqui, mais uma vez, a tecnologia pode entrar em cena como aliada.

Como organizar um evento esportivo na internet?

Em vez de fazer tudo manualmente ou contratar outros especialistas, organizadores podem profissionalizar seus eventos sem um aumento proporcional de custos usando, por exemplo, uma plataforma de gestão de inscrições, pagamentos e dados dos atletas.

As melhores soluções do mercado também ajudam na centralização da comunicação, na venda por lotes, em cadastros de cupons de desconto personalizados e em várias outras frentes.

Você organiza eventos esportivos? Pretende organizar? Destaque-se, concentrando processos em si mesmo e numa plataforma completa de automatização e gerenciamento!

Reduza erros, retrabalhos e sobrecarga operacional, controle tudo de A a Z, gaste menos tempo em tarefas repetitivas e ofereça uma experiência exclusiva para os seus atletas.

Principalmente em eventos recorrentes ou com maior volume de participantes, a tecnologia costuma se tornar uma aliada importante para evitar gargalos operacionais.

Ainda em dúvida? 7 sinais de que a tecnologia é necessária

Muitos organizadores começam controlando tudo manualmente, o que é normal principalmente nas primeiras edições de um evento. O problema aparece quando o crescimento da operação começa a gerar retrabalho, perda de controle e desgaste da equipe.

No início, controlar inscrições sem depender de tecnologia pode parecer simples, mas, conforme o evento cresce, tarefas como conferências de pagamento, atualizações de listas, controles de categorias, dentre outras, começam a consumir cada vez mais o seu tempo e a sua paciência.

Se você se identifica com alguns dos sinais abaixo, provavelmente já chegou a hora de profissionalizar, pelo menos, parte da operação.

1. Você depende de várias planilhas ao mesmo tempo

Inscrições, pagamentos, categorias, lotes e listas ficam espalhados em diferentes arquivos, o risco de erros e retrabalho cresce rapidamente, e você está virando madrugadas ajustando tudo “na mão”.

2. Resolver inscrições em cima da hora virou rotina

Inscrições pendentes, trocas de categoria, dúvidas de pagamento e alterações feitas em dias ou horas perto da prova representam processos descentralizados e um consumo de tempo e disponibilidade enorme da sua parte.

3. O atendimento aos atletas está consumindo tempo demais

Dúvidas sobre inscrição, pagamento, kits, regulamento e check-in geram uma avalanche de mensagens por todos os lados. Você não tem onde registrar todas as informações para ninguém mais precisar perguntar e ainda precisa responder vários canais diferentes o tempo todo.

4. Participantes dizem que pagaram, mas a confirmação não aparece no sistema

Suas conferências manuais parecem devidamente realizadas, mas os pagamentos descentralizados e a dificuldade de integração de dados mostram que está faltando alguma coisa, e você se desgasta tentando localizar as inconsistências.

(Ainda por cima, você tem que tomar cuidado para não passar vergonha ao falar com o atleta que enfrenta o problema!)

5. Você planeja crescimento, mas está preocupado demais com a operação

O número de participantes tem tudo para subir, mas a qualidade operacional não acompanha o ritmo de evolução do seu evento e você acaba se deparando com gargalos terríveis e receios mais terríveis ainda.

E acredite: na prática, principalmente conforme os eventos crescem, o controle operacional se torna tão importante quanto a estrutura física da prova!

Se o seu objetivo é ganhar escala, reduzir retrabalho e melhorar a experiência dos participantes, usar uma ferramenta especializada pode mesmo ajudar a transformar a operação em algo mais previsível, organizado e eficiente.

Quanto custa organizar um evento esportivo online?

Seus gastos vão sempre variar conforme a modalidade, o porte, a localização e a estrutura de cada evento. Porém, você vai gostar de saber que o uso de uma plataforma online não necessariamente representa um aumento proporcional de custos.

Para fazer um cálculo rápido, considere investimentos físicos (logística e montagem), staff operacional, kits e brindes, marketing e divulgação, segurança e equipe médica e gastos com sistemas e soluções necessários.

Agora, se for usar uma plataforma de venda e gestão de inscrições, pode tirar da sua soma qualquer custo operacional invisível – e que sai caro no fim das contas! –, como o que você teria com erros e ajustes, no-shows e cancelamentos, controle financeiro descentralização e perda de tempo com planilhas.

“Dá pra fechar as provas com o caixa no azul?”

Sim, aliando a tecnologia ao controle operacional você consegue previsibilidade. E “previsibilidade” é a palavra-chave para o sucesso financeiro e de resultados do seu evento!

“E, afinal, qual a melhor solução online para eu organizar minhas provas?”

Aquela ferramenta pensada especificamente para eventos esportivos; que traz centralização sem complicação, oferecendo, em um só lugar:

• Gestão de inscrições
• Controle de pagamentos
• Criação de lotes
• Cupons personalizados
• Página própria de divulgação
• Relatórios em tempo real
• Comunicação com os participantes
• Flexibilidade de pagamentos
• Integrações essenciais

E que é estável, fácil de usar e talvez esteja bem à sua frente!

Fica a dica ;)