A programação de um evento esportivo pode parecer um grande desafio, mas, com a ferramenta certa, capaz de centralizar gestão e organização de participantes e ingressos, fica fácil colocar em prática todo o seu planejamento!
Com a Atletis, por exemplo, você garante uma organização mais profissional de qualquer tipo de desafio, além de descomplicar muitos os processos que lhe tiram o sono e/ou a paciência.
Que tal aprender a utilizá-la através da leitura deste artigo? Mas não sem antes conferir outras dicas e orientações de especialistas no assunto!
Como fazer uma programação de evento esportivo?
Não é segredo para ninguém que fica mais fácil criar a programação de um evento esportivo, vender e gerenciar ingressos e inscritos tendo a tecnologia como aliada. Some a isso definir data, horário, qual atividade vai ser realizada e local apropriado para o grande dia.
Também é preciso ter atenção às licenças necessárias e, principalmente, à adequação do evento ao público participante.
Anota aí o checklist completo!
- Escolha dia, horário e local do evento levando em conta quem vai participar e quem vai assistir.
- Considere as atividades que você deseja realizar e defina se elas serão mais recreativas e focadas em diversão ou específicas para uma competição.
- Informe-se sobre alvarás e licenças junto à prefeitura da sua cidade e obtenha todos os documentos necessários.
- Não programe nada antes de conseguir isso.
- Customize a experiência do público-alvo do seu evento esportivo, pensando em cada detalhe para agradá-lo e para deixar o momento marcado na memória.
- Busque por fornecedores, patrocinadores esportivos e parceiros: não importa o tamanho do que você está organizando, se a troca for boa para os dois lados, sempre haverá uma marca disposta a participar!
- Calcule quanto você vai gastar e, consequentemente, quanto vão custar os ingressos. Aproveite para definir se você vai fazer um ou mais lotes de vendas.
- Finalmente, faça um cronograma de tudo o que vai acontecer no dia, tanto para evitar atrasos quanto para todo mundo aproveitar cada momento ao máximo!
Informe que a recepção dos participantes no dia ___ do mês ___ vai de XX:XX até XX:XX, que a entrega de kits será na loja XXX, localizada na rua ______, e vai até XX:XX do mesmo dia, que a concentração para o início da(s) atividade(s) está prevista para acontecer pontualmente às XX:XX, e que o evento termina às XX:XX com uma distribuição de brindes esportivos, por exemplo.
Lembre-se de que você precisa nomear e explicar cada atividade, sinalizar o horário de início e término de cada uma delas, definir o tempo que elas vão durar e em que ordem vão acontecer. Depois, precisa também buscar uma forma de comunicar isso do jeito mais visual possível para ficar fácil entender.
Ter um cronograma bem organizado vai ajudar! E será importante inclusive para diminuir as dúvidas e as mensagens enviadas para você pelo WhatsApp.
6 dicas para criar um cronograma de programação de evento
Confira seis orientações para não errar ao fazer e divulgar o seu cronograma de competição esportiva ou evento recreativo, como ter atenção aos detalhes, estimar tempo para tudo e até ordenar cada atividade!
1. Detalhe todas as atividades
Faça uma lista completa das atividades que vão rolar durante o evento, incluindo a preparação do local, a chegada dos participantes, as próprias competições, pausas, cerimônias de abertura, premiação e até a limpeza final. Não deixe nada de fora!
2. Estime tempo para tudo
Calcule o tempo esperado para realização de cada atividade, deixando sempre alguma margem para atrasos ou imprevistos, e lembre-se de diferenciar manhã/tarde e noite no seu cronograma para ninguém chegar às 8h em uma atividade que acontecerá às 20h.
3. Defina uma ordem para as atividades
As atividades precisam ser organizadas na ordem em que vão acontecer, com você sempre contando com a possibilidade de duas ou mais delas acontecerem em paralelo e outras seguirem sequências.
4. Crie um painel para transmitir as informações
Considere, no planejamento, que o seu cronograma precisa ter uma boa representação visual e, portanto, ser fácil de visualizar e interpretar. É essencial que as atividades realizadas pelos participantes sejam apresentadas de forma clara, por meio de um quadro no local ou mesmo com um informativo enviado por mensagem aos participantes.
5. Revise as informações
Depois de criar o cronograma, compartilhe-o com todo mundo envolvido na organização do evento e peça para cada pessoa verificar se há necessidade de ajustes ou correções ou lhe dizer se adicionaria ou removeria algum dado e por quê.
6. Divulgue o cronograma
Uma vez validado, o cronograma precisa ser divulgado, ter a versão completa impressa e entregue para todos os que participam da organização e da execução da competição (ou enviada por e-mail, em formato PDF).
O painel disponibilizado aos inscritos no ato da confirmação da compra do ingresso com as atividades também deve ser divulgado, preferencialmente online e não só no grande dia.
Pode ser que algum detalhe aqui e outro ali precisem ser atualizados, por isso, esteja preparado(a) para fazer ajustes em tempo real. Se preferir, use recursos disponíveis na internet e, assim, você não precisa nem se preparar! Só se for para dar alguns cliques e mudar o que precisar.
Aprenda a usar a Atletis!
Quer divulgar informações e vender ingressos, colocando em destaque a programação e o cronograma sem perder de vista outros fatores tão importantes quanto esses, a exemplo da comunicação com os participantes – e contando com especialista no auxílio a empresas e pessoas que fazem organização de eventos esportivos? Segue o fio!
Comece pelo seu cadastro
Acesse o site da Atletis, clique no botão “Criar evento” localizado no canto direito superior da tela, cadastre-se e explore todas as possibilidades e os recursos disponíveis dentro da ferramenta.
Você pode usar uma conta do Google ou do Facebook no cadastro ou, se preferir, informar seu e-mail e criar uma senha específica para a plataforma.
Informe os dados do seu evento
Em seguida, forneça todos os detalhes solicitados pela ferramenta, incluindo categoria do evento, nome, data e horário de início e término, além de cidade e estado onde vai acontecer.
Aponte, na ferramenta, se as atividades vão acontecer de forma presencial, online ou híbrida, e deixe registrados também o seu nome e telefone (com WhatsApp). Ao término do preenchimento, clique em “Prosseguir”.
Personalize seu painel
Comece a aproveitar o melhor que a ferramenta tem para oferecer, como as possibilidades de:
- divulgar um banner personalizado;
- customizar seu questionário de inscrição;
- apresentar o local da prova em um mapa virtual;
- configurar ingressos com viradas de lotes programadas;
- controle financeiro com métodos de pagamentos integrados; e
- oferecer cupons promocionais para determinados grupos ou pessoas.
Assim que estiver tudo cadastrado, clique no botão “Publicar evento”, na aba “Resumo”.
Aguarde pela aprovação
Uma vez que o seu evento entrar em aprovação, basta esperar ser contatado(a) pelo WhatsApp pela Atletis com o aviso de que suas informações foram aprovadas, e você verá sua página exclusiva já no ar!
E aí, tá esperando o quê? O sinal da largada? Pois considere o disparo dado e vamos lá! Deixe o desafio para os atletas e otimize a sua rotina, começando agora.
Material enviado com sucesso!
Em alguns instantes você vai receber os materiais na caixa de entrada do seu e-mail. Caso não receba, lembre-se de conferir o SPAM ou Lixo eletrônico.
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