Como fazer um orçamento de custos para evento esportivo

Na hora de organizar um evento esportivo, saber gerenciar os gastos é uma parte fundamental para garantir lucros e evitar prejuízos. Confira algumas dicas que vão te ajudar a fazer um orçamento de custo.

Custos evento esportivo

Quando você começa o planejamento para organização do seu evento esportivo, um dos itens essenciais a se pensar é o orçamento e os custos que ele terá.

A gestão financeira é um dos quesitos responsáveis por garantir o sucesso e um meio para se certificar se todas as necessidades estruturais e dos atletas serão supridas.

Para conseguir fazer o levantamento dos gastos e evitar consequências desagradáveis, existem alguns fatores que devem ser levados em consideração - e é nisso que vamos ajudá-lo por aqui.

Preparamos algumas dicas que vão servir de auxílio para desenvolver uma visão geral de custos de forma prática e eficiente na hora de organizar o seu evento. Confira!

Defina um valor para gastar

O primeiro passo, na hora de começar um orçamento de custo, é definir um valor que ficará disponível para cobrir os gastos do evento.

Não importa quanto tenha disponível, é importante estabelecer um limite para não gastar mais do que deveria e contar também com um fundo de emergência, pois ninguém está imune aos imprevistos, certo?

Se você tem dúvida de quanto exatamente é um bom valor para investir, busque referências em eventos esportivos semelhantes - em modalidade e estrutura - ao que deseja realizar.

Liste os gastos de infraestrutura

Existem dois tipos de itens que fazem parte da infraestrutura: os invariáveis e os variáveis.

Alguns exemplos de itens invariáveis são:

  • local;
  • equipamentos técnicos (som e imagem);
  • equipamento estrutural (grades de isolamento, faixas);
  • divulgação do evento; e
  • equipe organizadora.

Alguns exemplos de itens variáveis são:

Os itens variáveis são aqueles que dependem do número de inscritos. Tenha um objetivo mínimo, mas não deixe de calcular um número de participantes máximo para que o local e a estrutura do seu evento seja suficiente para suprir todas as necessidades básicas.

Conforme o número de inscritos aumentar, você deve aumentar também a quantidade de itens variáveis. Lembre-se de sempre calcular para mais, pois é melhor sobrar do que faltar suprimentos para os atletas.

Uma ótima dica para ter melhor controle da quantidade de inscritos, é utilizar uma plataforma de gerenciamento de evento, com a qual será possível ter acesso ao número de atletas confirmados e pendentes.

Reúna-se com sua equipe de colaboradores e faça uma checklist de itens invariáveis e variáveis. Quanto mais pessoas pensando juntas, maiores são as chances de tudo que for essencial estar incluído no seu orçamento, tornando-o mais preciso.

Pesquise fornecedores

Antes de fechar contrato com qualquer fornecedor, você precisa realizar uma boa pesquisa, analisando a reputação e o que os clientes anteriores dizem do produto.

Também é importante ir até o local físico verificar de pertinho a qualidade do que é oferecido.

O que você busca é custo-benefício, ou seja, o melhor serviço pelo menor preço e, então, procure comparar pelo menos três empresas que oferecem o mesmo serviço, assim você pode definir uma média de valor para negociar um bom produto com um preço justo.

A partir das informações coletadas, será mais fácil definir parte do orçamento para os itens indispensáveis para o evento, distribuindo a renda de forma mais exata para cada necessidade.

Observação importante: não deixe de oferecer às empresas uma proposta de patrocínio esportivo, pois ela pode reduzir - e até mesmo anular - o preço de alguns itens básicos em troca de divulgação ou espaço para um stand, por exemplo.

Avalie o valor das inscrições

Mais uma vez você deve recorrer à pesquisa. Antes de definir o preço dos ingressos, realize uma busca por eventos similares ao seu e anote os valores que comumente são cobrados.

Também utilize das redes sociais para descobrir quanto os participantes estão dispostos a pagar. Através de enquetes, você consegue estar em contato com o seu público e tirar esta e outras dúvidas.

Um detalhe importante é levar em conta a região em que o evento acontecerá. Quanto maior a cidade, maior será o preço, pois possui um custo de vida superior que aumentará o valor de todo orçamento também!

Caixa para emergência

Infelizmente você não está imune aos imprevistos e, mesmo que tenha realizado um orçamento de custos perfeito, é necessário estar preparado para gastos adicionais.

Além da possibilidade do número de inscritos aumentar e você acabar necessitando de uma quantidade maior de suprimentos, alguns equipamentos podem quebrar e serviços adicionais podem surgir durante a organização do evento.

Procure separar uma parte do orçamento para emergências, isso com certeza o deixará mais seguro diante de eventuais problemas, além de não acarretar prejuízos.

Para que tudo dê super certo e falhas sejam evitadas ao máximo, comece a organizar o evento um bom tempo antes da data prevista. Utilize também de planilhas para controlar os orçamentos.

Com tudo ordenado, é fácil consultar sempre que necessário e realizar um evento esportivo de sucesso!

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