Quando você começa o planejamento para organização do seu evento esportivo, um dos itens essenciais a se pensar é o orçamento e os custos que ele terá.
A gestão financeira é um dos quesitos responsáveis por garantir o sucesso e um meio para se certificar se todas as necessidades estruturais e dos atletas serão supridas.
Para conseguir fazer o levantamento dos gastos e evitar consequências desagradáveis, existem alguns fatores que devem ser levados em consideração - e é nisso que vamos ajudá-lo por aqui.
Preparamos algumas dicas que vão servir de auxílio para desenvolver uma visão geral de custos de forma prática e eficiente na hora de organizar o seu evento. Confira!
Defina um valor para gastar
O primeiro passo, na hora de começar um orçamento de custo, é definir um valor que ficará disponível para cobrir os gastos do evento.
Não importa quanto tenha disponível, é importante estabelecer um limite para não gastar mais do que deveria e contar também com um fundo de emergência, pois ninguém está imune aos imprevistos, certo?
Se você tem dúvida de quanto exatamente é um bom valor para investir, busque referências em eventos esportivos semelhantes - em modalidade e estrutura - ao que deseja realizar.
Liste os gastos de infraestrutura
Existem dois tipos de itens que fazem parte da infraestrutura: os invariáveis e os variáveis.
Alguns exemplos de itens invariáveis são:
- local;
- equipamentos técnicos (som e imagem);
- equipamento estrutural (grades de isolamento, faixas);
- divulgação do evento; e
- equipe organizadora.
Alguns exemplos de itens variáveis são:
- lanches;
- água;
- segurança;
- chip de cronometragem;
- identificação do atleta;
- kit para corredor (squeeze, camiseta, boné); e
- demais brindes.
Os itens variáveis são aqueles que dependem do número de inscritos. Tenha um objetivo mínimo, mas não deixe de calcular um número de participantes máximo para que o local e a estrutura do seu evento seja suficiente para suprir todas as necessidades básicas.
Conforme o número de inscritos aumentar, você deve aumentar também a quantidade de itens variáveis. Lembre-se de sempre calcular para mais, pois é melhor sobrar do que faltar suprimentos para os atletas.
Uma ótima dica para ter melhor controle da quantidade de inscritos, é utilizar uma plataforma de gerenciamento de evento, com a qual será possível ter acesso ao número de atletas confirmados e pendentes.
Reúna-se com sua equipe de colaboradores e faça uma checklist de itens invariáveis e variáveis. Quanto mais pessoas pensando juntas, maiores são as chances de tudo que for essencial estar incluído no seu orçamento, tornando-o mais preciso.
Pesquise fornecedores
Antes de fechar contrato com qualquer fornecedor, você precisa realizar uma boa pesquisa, analisando a reputação e o que os clientes anteriores dizem do produto.
Também é importante ir até o local físico verificar de pertinho a qualidade do que é oferecido.
O que você busca é custo-benefício, ou seja, o melhor serviço pelo menor preço e, então, procure comparar pelo menos três empresas que oferecem o mesmo serviço, assim você pode definir uma média de valor para negociar um bom produto com um preço justo.
A partir das informações coletadas, será mais fácil definir parte do orçamento para os itens indispensáveis para o evento, distribuindo a renda de forma mais exata para cada necessidade.
Observação importante: não deixe de oferecer às empresas uma proposta de patrocínio esportivo, pois ela pode reduzir - e até mesmo anular - o preço de alguns itens básicos em troca de divulgação ou espaço para um stand, por exemplo.
Avalie o valor das inscrições
Mais uma vez você deve recorrer à pesquisa. Antes de definir o preço dos ingressos, realize uma busca por eventos similares ao seu e anote os valores que comumente são cobrados.
Também utilize das redes sociais para descobrir quanto os participantes estão dispostos a pagar. Através de enquetes, você consegue estar em contato com o seu público e tirar esta e outras dúvidas.
Um detalhe importante é levar em conta a região em que o evento acontecerá. Quanto maior a cidade, maior será o preço, pois possui um custo de vida superior que aumentará o valor de todo orçamento também!
Caixa para emergência
Infelizmente você não está imune aos imprevistos e, mesmo que tenha realizado um orçamento de custos perfeito, é necessário estar preparado para gastos adicionais.
Além da possibilidade do número de inscritos aumentar e você acabar necessitando de uma quantidade maior de suprimentos, alguns equipamentos podem quebrar e serviços adicionais podem surgir durante a organização do evento.
Procure separar uma parte do orçamento para emergências, isso com certeza o deixará mais seguro diante de eventuais problemas, além de não acarretar prejuízos.
Para que tudo dê super certo e falhas sejam evitadas ao máximo, comece a organizar o evento um bom tempo antes da data prevista. Utilize também de planilhas para controlar os orçamentos.
Com tudo ordenado, é fácil consultar sempre que necessário e realizar um evento esportivo de sucesso!
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