Qualquer evento esportivo bem organizado com certeza é fruto de um planejamento eficiente e detalhado, com informações referente ao público-alvo, tipo de esporte favorito naquela região e local apropriado para a atividade.
É de suma importância planejar cada detalhe da organização, incluindo todo o processo de liberação de alvarás, entre outros documentos essenciais para que tudo esteja dentro das normas legais.
Além disso, é durante essa etapa de elaboração que o organizador faz um levantamento de possíveis patrocinadores e fornecedores, com base na análise de custo financeiro da competição.
Montando uma programação detalhada, é possível visualizar "de fora" e criar estratégias mais eficientes, com objetivo de atrair competidores e torcedores.
Como montar um planejamento?
Para que a elaboração e a organização de um evento esportivo seja um sucesso, é fundamental que todos os passos sejam anotados num checklist, pois desta forma nenhum processo será esquecido ou ficará incompleto.
Lembre-se de incluir tudo o que precisa ser feito para que o evento esportivo funcione dentro das leis e seja agradável aos torcedores e aos competidores. Por isso, enumere os itens de acordo com a importância deles, por exemplo:
- Definir data e horário.
- Escolher o esporte a ser executado ou o tipo de evento a ser realizado.
- Selecionar os locais mais apropriados para a execução de um evento esportivo.
- Liberação de alvarás.
- Definir o público-alvo.
- Divulgação do evento.
- Procurar e analisar fornecedores.
- Identificar possíveis patrocinadores.
- Analisar os custos e estipular os valores de ingressos.
- Buscar um site para a venda de ingressos.
- Planejar um cronograma para o dia do evento.
- Fazer orçamentos para equipes de segurança e limpeza.
- Conseguir atletas experientes para a competição.
- Criar e organizar toda a questão financeira.
É preciso esclarecer que para cada etapa citada acima existem algumas sub-tarefas ou pontos para se planejar, que também precisam ser registradas para facilitar a organização.
Por exemplo, na etapa três da nossa lista, a de selecionar os locais mais apropriados para a execução de um evento esportivo, existem outros itens que devem ser adicionados na checklist principal, afinal, escolher o local ideal para o seu evento, é algo que necessita de cuidados e muita atenção.
Em outras palavras, e usando esse exemplo sobre o local da competição, considere incluir os seguintes itens:
- Acessibilidade
- Espaço para o público transitar com segurança e conforto
- Rotas para chegar com facilidade até o endereço
- Lugares que possam proteger os visitantes de uma possível troca de tempo, seguido de temporal
- Banheiros de fácil acesso e em quantidade adequada para o público almejado
- Lugares para venda e consumo de alimentos, bebidas e lazer.
- Boa visibilidade às atividades e aos jogos
- Vestiários e espaços especiais para que os atletas possam deixar seus pertences, enquanto estão em competição
- Estacionamento
Assim como nesse exemplo, todos os demais também devem ser subdivididos, auxiliando o organizador a compreender todas as funções já realizadas e as que estão à espera de respostas ou de pagamento.
Qual a importância de executar um planejamento esportivo?
Ao definir as etapas da organização de um evento esportivo, o organizador garante segurança aos participantes e torcedores, além de garantir relatórios completos para serem usados no pós-evento.
Pouco se fala sobre esse pós-evento, mas é que uma boa organização, desde o início, é quase uma garantia de pós-evento positivo, pois o organizador consegue visualizar o que deu certo e o que precisa ser mudado para as próximas competições.
É também, durante o planejamento que as anotações financeiras precisam ser organizadas, pois esta gestão torna possível manter um controle minucioso de todos os custos e das receitas.
Para garantir um pós-evento ainda mais positivo, o organizador deve se planejar para ter os dados do seu público organizados, para que possa entrar em contato após o término do evento.
Para isso, deve-se proporcionar a inscrição online simples, em que todos que participaram do evento, sejam atletas ou não, façam sua inscrição através de uma plataforma de organização de eventos esportivos.
Com este banco de dados salvo, fica muito fácil coletar os feedbacks de todos os envolvidos, além de demonstrar que você está se profissionalizando ao entrar em contato com os participantes após a competição para buscar melhorar a cada evento realizado, o que pode auxiliar na criação de um novo projeto.
São muitos os detalhes que precisam de atenção, porém, construindo o planejamento do seu evento esportivo junto com um cronograma de quando cada etapa deve ser cumprida, tudo fica mais fácil para que a realização de cada tarefa não aconteça de forma aleatória, evitando dores de cabeça.
Planeje, organize, anote, some, guarde as notas e recibos e você verá que os resultados positivos serão maiores e mais efetivos.
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